Post digitalisieren: Scanservice für Unternehmen

Post digitalisieren heißt: Ihre Geschäftspost geht an eine feste Adresse, wird dort gescannt und digital zugestellt, Sie lesen sie am selben Gerät wie Ihre E-Mails. Bei 1010.works sind unbegrenzte Scans ab dem Plus-Paket für 79 EUR pro Monat bei Jahreszahlung enthalten, die Originale bleiben in der Seitenstettengasse 5/37, 1010 Wien und sind Mo bis So abholbar. Der Briefkasten wird damit zum Prozess, der ohne Ihre Anwesenheit funktioniert. Stand Juni 2026.

Wie funktioniert ein Scanservice für Geschäftspost?

Der Ablauf hat vier Schritte: Post kommt an der Geschäftsadresse an, wird geöffnet, gescannt und digital zugestellt, das Original wird verwahrt. Im Detail:

• Sie verlegen Ihre Geschäftsadresse oder Postadresse an den Standort, eine echte physische Adresse, kein Postfach
• Eingehende Sendungen werden angenommen und erfasst
• Der Inhalt wird gescannt und Ihnen digital zugestellt
• Das Original bleibt am Standort und kann Mo bis So abgeholt werden

Sie sehen also nicht nur das Kuvert, sondern den Inhalt: Rechnungen, Bescheide, Vertragsdokumente. Damit treffen Sie Entscheidungen am Tag des Posteingangs, egal ob Sie in Wien, Berlin oder Lissabon arbeiten.

Der Unterschied zum klassischen Nachsendeauftrag ist der Zeitgewinn: Nachgesendete Post ist tagelang unterwegs und landet wieder in einem Briefkasten, den jemand leeren muss. Der Scan dagegen erreicht Sie unabhängig vom Ort, und das Original bleibt sicher an einer Stelle, statt durch mehrere Hände zu gehen.

Was kostet es, die Post zu digitalisieren?

Unbegrenzte Scans gibt es ab dem Plus-Paket für 79 EUR pro Monat bei Jahreszahlung oder 89 EUR bei monatlicher Zahlung, zuzüglich USt. Die drei Pakete im Überblick:

• Basic, 49 bzw. 59 EUR: Geschäftsadresse mit Postannahme und Selbstabholung Mo bis So
• Plus, 79 bzw. 89 EUR: zusätzlich unbegrenzte Scans Ihrer gesamten Geschäftspost
• Premium, 129 bzw. 149 EUR: zusätzlich RSb-Annahme mit Postvollmacht, EU-weite Weiterleitung und 4 Stunden Meetingraum pro Monat

Alle Pakete sind monatlich kündbar, der Standort nimmt Geschäftspost seit 2015 an. Es gibt keine Begrenzung nach Sendungsanzahl ab Plus, eine Abrechnung pro Scan entfällt, die Kosten bleiben also auch bei viel Posteingang planbar. Den vollständigen Vergleich zeigt die Preisübersicht.

Für wen lohnt sich digitale Geschäftspost?

Für alle, die nicht täglich am Firmensitz sind: Remote-Teams, Vielreisende, Einzelunternehmen ohne eigenes Büro und internationale Gründer. Typische Situationen:

• Remote-First-Unternehmen ohne festes Büro, deren Team verteilt arbeitet
• Berater und Projektarbeiter, die wochenweise bei Kunden vor Ort sind
• Gründer im Ausland, die eine österreichische Gesellschaft führen
• Unternehmen im Umzug, die eine stabile Postadresse ohne Lücke brauchen

Gemeinsam ist allen Fällen: Die Post darf nicht warten, bis jemand physisch beim Briefkasten ist. Eine Rechnung mit Skontofrist, ein Bescheid mit Einspruchsfrist oder eine Bankunterlage verlieren ihren Schrecken, wenn sie am Eingangstag sichtbar sind. In Kombination mit einem virtuellen Büro in Wien ergibt das einen vollständigen Standort ohne eigene Bürofläche, mit Adresse im 1. Bezirk, Postprozess und bei Bedarf Meetingraum.

Was passiert mit den Originalen?

Die Originale bleiben am Standort und können Mo bis So abgeholt werden, im Premium-Paket leiten wir sie auf Wunsch EU-weit weiter. Für die meisten Dokumente reicht der Scan im Alltag vollständig aus, das Original holen Sie gesammelt ab, wenn Sie ohnehin in der Stadt sind. Verträge mit Originalunterschrift oder Dokumente für die Buchhaltung nehmen Sie physisch mit oder lassen sie sich zustellen. So entsteht ein einfaches System: digital für die Geschwindigkeit, physisch für die Fälle, die es wirklich brauchen.

Welche Post kann der Scanservice nicht übernehmen?

RSa-Briefe: Diese muss die Post dem Empfänger persönlich zustellen, kein Dienstleister darf sie annehmen, mit oder ohne Vollmacht. Trifft der Zusteller Sie nicht an, wird der Brief hinterlegt und gilt mit Beginn der Abholfrist als zugestellt. Ein seriöser Anbieter sagt Ihnen das offen, statt die Annahme zu versprechen.

RSb-Briefe sind der Gegenfall: Sie dürfen mit Postvollmacht angenommen werden, bei 1010.works ist das im Premium-Paket für 129 EUR pro Monat bei Jahreszahlung enthalten. Damit ist auch die Behördenpost abgedeckt, die mit Fristen arbeitet.

Fazit

Post digitalisieren ersetzt den Gang zum Briefkasten durch einen Prozess: Annahme an einer echten Adresse im 1. Bezirk, unbegrenzte Scans ab 79 EUR pro Monat, Originale Mo bis So abholbar, im Premium-Paket dazu RSb-Annahme und EU-weite Weiterleitung. Das funktioniert für ein EPU genauso wie für ein verteiltes Team. Der Postservice von 1010.works startet ohne Einrichtungsprojekt: Paket wählen, Adresse nutzen, Post digital erhalten, monatlich kündbar.